לושה סוגי מכתבי האזהרה של ה-FDA.

 כפי שכל איש מקצוע יגיד לך, תוכנית ההמשכיות העסקית של חברה לא צריכה להיות סטטית; יש לבדוק אותה, ולבצע אופטימיזציה כדי להבטיח שהיא מתאים למטרה כאשר מתעורר איום. בשנת 2021, המשכו וחוסר הניבוי של COVID-19 והופעת אירועי מזג אוויר קיצוניים יותר ובעיות שרשרת אספקה ​​מדגישים את החשיבות של אסטרטגיית המשכיות עסקית מוצקה ותוכנית להפחתת הסיכון העסקי. כאשר סוגרים את שנת 2021 ונכנסים לשנת 2022, חיוני לחשוב עד כמה העסק שלך מנע, הגיב והתאושש מהאירועים של השנה הקודמת והתעדכן בהתאם.   

החשיבות של עדכון תוכנית ההמשכיות העסקית שלך

אי עדכון תוכנית ההמשכיות העסקית שלך דומה קצת לשמירה על נתיב מילוט ישן לאחר שיפוץ הבניין. זה לא רלוונטי, וככל הנראה מעקב אחריו יביא לתוצאות גרועות.

המגיפה הייתה זרז עבור חברות רבות להשקיע זמן ומשאבים בתכנון המשכיות עסקית. לפי The Future of Business Continuity & Resilience Report 2021 , שפורסם על ידי המכון להמשכיות עסקית (BCI), שבעים ותשעה אחוזים מהנשאלים הצהירו כי הערכת החוסן עלתה בארגון שלהם עקב המגיפה. גם מנהיגים עסקיים ברמה גבוהה וגם חברי צוות הצליחו לראות את ההשפעה שיש לתוכנית מוצקה (או היעדרה) על הארגון שלהם.

איומים ידועים מתפתחים; צצים איומים חדשים

האיומים משתנים מדי יום. חדש סיכון אבטחת סייבר יקום, או אחר גרסת Covid כמו דלתא או Omicron תצא. אמנם אי אפשר לחזות ולתכנן כל שינוי או אירוע, אבל יש טרנדים חדשים שהופיעו בשנה האחרונה שכעת תצטרכו לשקול. דוגמה אחת היא המגמה לעבודה מהבית/עבודה מרחוק. בעוד שמדיניות WFH רבות הצליחה כאסטרטגיית ניהול משברים, דו"ח BCI קובע כי תשעים וארבעה אחוז מהנשאלים אומרים שחלק מהצוות, רובם או כל הצוות רוצה לעבוד מהבית בחלק מהזמן שלאחר המגיפה. מגמה חדשה זו תהפוך לסטנדרט עבור הפעילות העסקית של ארגונים רבים. ובכל זאת, זה יוצר סיכונים אחרים שיש לטפל בהם סביב אבטחת IT וכוח גיבוי ותקשורת.

עדכון תוכנית BC שלך כדי להגן על העסק שלך

בדוח ניהול המשברים של BCI לשנת 2021 , ממצאי הסקר מדווחים שלשלושים ושלושה אחוזים מהארגונים הייתה תוכנית משבר לפני המגיפה שלא הייתה יעילה בהתמודדות עם קוביד. מבין המשיבים הללו, שלושה רבעים יכולים ליצור תוכנית חדשה או לשנות את התוכניות הנוכחיות כדי להפוך אותן לרלוונטיות ל-COVID-19. 

עדכון התוכנית שלך יבטיח שהיא רלוונטית לנסיבות משתנות, ויאפשר לך להאיץ את זמן ההתאוששות, מה שיכול לעזור לארגון שלך להשיג או לשמור על יתרון תחרותי או, לכל הפחות, להפחית את ההשפעות הפיננסיות והתפעוליות השליליות.

תרצה לסקור עד כמה התוכנית הקודמת שלך הייתה יעילה ברמת המאקרו והמיקרו, תוך חשיבה על אירועים עולמיים ועל סיכונים ספציפיים לתעשייה או לעסק שלך. כמה שאלות מרכזיות שכדאי לשאול בעת עדכון

התוכנית שלך הן:

1.    מה מעשי לשמור בתוכנית ההמשכיות העסקית שלנו?

2.    יש משהו שכבר לא רלוונטי?

3.    האם התוכנית שלנו נוקשה מדי או מעורפלת?

4.    האם החברה משתמשת בטכנולוגיה חדשה או בספקים ? האם השלמנו את בדיקת הנאותות שלנו לגבי האסטרטגיות שלהם לפני הספירה?

5.    האם חלו בחברה שינויים משמעותיים בתהליכים עסקיים או בכוח אדם?

6.    האם יעדי החברה או סדרי העדיפויות השתנו?

בעוד שהמומנטום שצבר לפני הספירה בשנים האחרונות מעודד, המאמץ לא יכול להיפסק רק בגלל שהעולם נכנס לשנת המגיפה השלישית שלו. תוכניות המשכיות עסקית ארגוניות חייבות להיות חשיבה קדימה כדי להתכונן לאיום הבא באופק.

 באיזו תדירות צריך לעדכן את תוכנית ההמשכיות העסקית שלך?

התדירות שבה תעדכן את ה-BCP שלך תהיה תלויה בתעשייה ובמטרת החברה האישית, הפעילות ופרופיל הסיכון שלך. בתור בסיס, חברות צריכות לבדוק את התוכניות שלהן לפעולות קריטיות לפי הצורך או כל שישה חודשים ואת כל שאר התוכניות לפחות כל שנה.

בנוסף להשלמת סקירות מתוזמנות באופן קבוע, תרצה לעדכן את תוכנית ההמשכיות העסקית שלך אם אחד מהדברים הבאים מתרחש:

ישנם שינויים משמעותיים בפעילות העסק שלך. דוגמאות כוללות שינויים בכוח אדם/בעלות, ספקים חדשים, טכנולוגיה חדשה, תהליכים/מדיניות תפעוליים משתנים וכו'. אלה עשויים להתגלות בעת השלמת ניתוח השפעה עסקי.

תרגיל בדיקה מדגיש פער ניהול ההמשכיות העסקית שלך.

בכל פעם שתעדכן את התוכנית שלך, ודא שאתה מעביר שינויים ומספק הכשרה נחוצה לבעלי עניין ואנשי צוות רלוונטיים.