כאשר מוצר שעלול להזיק עושה את דרכו למדפים, באחריות החברה לנקוט בפעולה מהירה כדי להבטיח את בטיחות הצרכן - החברה עשויה לפעול מיוזמתה אם היא תהיה מודעת למוצר ההפכפך, או שה-FDA עשוי ליידע חברה על כך. מפיץ את המוצר הזה שלא ביודעין וממליץ על הסרה מיידית שלו.

בכל מקרה, חברות חייבות להיות "מוכנות לריקול", לנקוט בצעדים כדי להתכונן באופן יזום להחזרת מזון ולהגיב במהירות כדי להגן על בריאות הציבור ושלמות שרשרת האספקה. בשנים האחרונות, תעשיית המזון רואה תקנות מחמירות יותר לאיכות ובטיחות מוצרי המזון - בנוסף לשקיפות שרשרת האספקה ​​- עם זאת, ההנחיה העדכנית ביותר מדגישה את הצורך בפעולה מהירה ומידית בכל הנוגע להחזרת מוצרי מזון.

בהנחייתו הסופית, התחלת ריקול מרצון לפי 21 CFR Part 7, Subpart C, ה-FDA מספק המלצות שחברות צריכות לשקול כדי להתכונן טוב יותר ולתכנן את החזרת מזון, כגון הקמת תוכנית לתקשורת ריקול ופיתוח מדיניות ונהלים להודעות לשרשרת ההפצה. זה גם מתאר את הצורך בקידוד מוצר הולם וברישום נכון כדי לצמצם את משך הזמן שבו מוצר שדורש החזרה נשאר בשוק. בנוסף, עבור חברות ללא תהליכים קיימים, ה-FDA מספק המלצות כיצד לזהות מתי או אם יש צורך בהחזרה והצעדים הספציפיים שיש לנקוט כדי להודיע ​​לגורמים ישירים מושפעים.

להלן פירטנו שלושה שיקולים משמעותיים מההנחיות העדכניות ביותר של ה-FDA:

הכנת הצוות שלך

החזרת מוצרי מזון היא בלתי נמנעת. כשהגיע הזמן לנקוט בפעולה כדי להסיר מוצר מהמדפים, הצוות שלך יודע מה לעשות?

חברות צריכות לזהות ולהקצות צוות למשימות או תחומי אחריות ספציפיים הקשורים לאחזור. אנשים אלה יהיו בעלי הידע והסמכות לפעול במהירות ובביטחון תוך כדי החזרת מוצר. חברות חייבות גם להכשיר את חברי הצוות הללו שהוטלו עליהם תפקיד ספציפי וכן לעדכן אותם בכל שינוי בפרוטוקולים או נהלים כך שהם יבינו את הצעדים שעליהם לנקוט כדי ליישם ריקול מזון. בנוסף, עסקים צריכים להקדיש זמן להקים תוכנית תקשורת לאחזור. תוכנית זו צריכה להתוות קווים מנחים לתקשורת פנימית וחיצונית וציפיות להודיע ​​לגורמים  ישירים, ל-FDA ולציבור, בעת הצורך.

צוות מיומן ומוכן המצויד בתוכנית תקשורת מבוססת יבטיח שהחברה שלך מוכנה לנקוט בפעולה מיידית כאשר תעמוד בפני החזרת מזון מרצון.

שימוש בקידוד מוצר ושמירה על רישומי הפצה

כאשר מוצר מוחזר, חברות צריכות להיות מסוגלות לזהות במהירות היכן המוצר המושפע נמצא בשרשרת האספקה ​​ולהיות מסוגלות לתקשר עם בעלי העניין הדרושים כדי לנקוט בפעולה מתאימה. שימוש בקידוד מוצר נאות ושמירה על רישומי הפצה יכולים להקל על ריקול מהיר ומדויק יותר, שכן חברות יכולות לאתר את המיקום המדויק של המוצרים המושפעים, מהספק בשרשרת האספקה ​​ישירות למדף החנות.

לאחר זיהוי מוצר מושפע, המידע הזה יכול להיות מופץ במהירות לבעלי עניין הישירים המושפעים - ומכיוון שהצוות שלך מאומן ומוכן עם תוכנית ריקול מוגדרת, הם יידעו בדיוק איך ומתי להעביר מידע זה.

פיתוח אסטרטגיית ריקול

 קביעת תהליכים ונהלים לתחילת החזרת מזון יכולה להיות עתירת זמן ומשאבים; עם זאת, הכנה, תחזוקה ותיעוד של תהליכים ונהלים אלה מאפשרים לחברה שלך לפעול במהירות - ובאחריות - ליזום החזרת מזון.

כשאתה שוקל מה לכלול באסטרטגיית הריקול שלך, חשבו על מה ריקול יכול לעשות לשרשרת האספקה ​​כולה - מספקים במורד הזרם ועד למפיצים וצרכנים. עם אסטרטגיה קיימת, החברה שלך תוכל ליידע במהירות את כל שרשרת ההפצה שלך על המוצר המוחזר ולהבטיח שננקטים צעדים נאותים לאחר מכן כדי להגיע לפתרון. בהתחשב בכך שהחזרת מזון ממוצעת מסתכמת ב-2-10 מיליון דולר בעלויות ישירות, אסטרטגיית ניהול הריקול שלך קשורה באופן בלתי מוסבר להחזר ה-ROI של העסק שלך. תכנון והכנה נכונים יביאו לקבלת החלטות מהירה וחכמה, ובסופו של דבר יחסכו לך זמן, כסף וכאב ראש.

מערכת ניהול איתנה להחזרת מזון אמורה לספק לחברה שלך:

• תקשורת חלקה, מקצה לקצה , כדי להעביר באופן מיידי חזרות מוצרים לאנשי קשר ולמיקומים ברחבי שרשרת האספקה ​​שלך.
• הודעות ריקול סטנדרטיות , כדי להבטיח יעילות ודיוק מירביים בקריאה או משיכת מלאי.
• פעולות הסלמה אוטומטיות , למעקב מיידי אם לא ננקטת פעולה על ידי מיקום או איש קשר מסוים תוך מסגרת זמן מותאמת אישית. 
• נתוני אחזור בזמן אמת , לניטור אישור, תגובה ורזולוציה בכל המיקומים שלך.
• פעולות ממוקדות , כדי לבצע את הצעדים הדרושים להפעלת הסרה, החזקה או משיכה של מוצרים ספציפיים או מיקומים מושפעים.
• יכולות החזרה ומשיכה מדומה , כדי לוודא שאתה מאומן ומוכן לנקוט בפעולה.