1. מה מטרת תקן ISO 45001?

התקן ISO 45001 עוסק בניהול הבריאות והבטיחות התעסוקתית, ומטרתו היא לשמור על בריאות ובטיחות העובדים ולמנוע תאונות ומחלות מקצועיות. אחת המטרות המרכזיות של התקן היא לספק לארגון מסגרת לניהול דרישות חוקיות הקשורות לבטיחות ובריאות, ולעמוד בהן בצורה שיטתית.

עבור רבים, ניהול דרישות חוקיות נשמע כמו תהליך סטטי, אך למעשה מדובר במערכת דינמית שיש לעדכן ולבחון באופן שוטף. בכך, התקן תורם לארגונים לייעול תהליכי העבודה תוך שמירה על הבטיחות.

2. סעיף 6.1.3 – תהליך זיהוי דרישות חוקיות ודרישות אחרות

מה קובע הסעיף?

סעיף 6.1.3 הוא הבסיס לתהליך של זיהוי ותחזוקת דרישות חוקיות. הוא מחייב ארגונים להקים תהליך שיאפשר זיהוי של כל הדרישות הרלוונטיות לסיכונים התעסוקתיים. תהליך זה נוגע לא רק לזיהוי הדרישות, אלא גם להבנת ההשפעה שלהן על הארגון ואופן יישומן.

לצורך כך, על הארגון לבצע את השלבים הבאים:

• זיהוי הדרישות הרלוונטיות - להבין את כלל הדרישות החוקיות הקיימות (כולל חוקים ותקנות מקומיים או בינלאומיים) המתייחסים לבטיחות ובריאות של העובדים.
• הבנת היישום בפועל - על הארגון לקבוע כיצד כל דרישה חלה על פעולתו הספציפית, ולהבין איך להתאים את נהלי הארגון בהתאם לדרישות.
• עדכון שוטף ותיעוד - תיעוד הדרישות הוא חלק חיוני, וחשוב לוודא שהדרישות מעודכנות בהתאמה לשינויים רגולטוריים.

חשיבות התהליך

זיהוי הדרישות יוצר תשתית איתנה לבנייה של מערכת ניהול בריאות ובטיחות שמבוססת על חוקים ותקנות. תהליך זה נועד להבטיח שהארגון תמיד מודע למה שנדרש ממנו מבחינה חוקית, ושאין פערים רגולטוריים שעלולים להעמיד את העובדים בסיכון.

3. סעיף 9.1.2 – בדיקת עמידה בדרישות

מה קובע הסעיף?

סעיף 9.1.2 מחייב את הארגון לבדוק בצורה תקופתית האם הוא עומד בדרישות החוקיות שהוגדרו בסעיף 6.1.3. מטרת סעיף זה היא להבטיח שהארגון אינו מסתפק בזיהוי הדרישות בלבד, אלא מוודא שהוא עומד בהן בפועל.

הדרישות המרכזיות בסעיף כוללות את השלבים הבאים:

• תדירות הבדיקות - יש להגדיר כל כמה זמן יש לבצע את הבדיקה של עמידה בדרישות.
• ביצוע הבדיקה - חובה לבצע בדיקה מקיפה ולקחת צעדים מתקנים אם מתגלים כשלים בעמידה בדרישות.
• תיעוד התוצאות - כל תוצאה של בדיקת עמידה צריכה להיות מתועדת כדי להוות הוכחה לעמידה בדרישות במהלך הביקורת.

חשיבות הבדיקה

המשמעות של סעיף זה היא בכך שהוא מסייע לארגון לשמור על עדכניות ובקרה בכל הקשור לעמידה בדרישות החוק. באמצעות תיעוד הבדיקות, הארגון יכול להוכיח במהלך ביקורת שהוא אכן עומד בכל הדרישות הנדרשות ממנו.

4. הקשר והאינטגרציה בין סעיפים 6.1.3 ו-9.1.2

התקן ISO 45001 יוצר מחזור ניהול שלם שמטרתו להבטיח עמידה מתמשכת בדרישות החוק. מחזור זה כולל שלושה שלבים עיקריים:

• זיהוי הדרישות - בסעיף 6.1.3 הארגון מגדיר את הדרישות החוקיות הרלוונטיות.
• תכנון פעולות ויישום - הדרישות מיושמות באמצעות פעולות תכנון מבוססות סיכונים.
• בדיקת עמידה - בסעיף 9.1.2 הארגון בוחן את רמת העמידה בדרישות, תיעוד הפעולות וביצוע תיקונים במידת הצורך.

למרות שהסעיפים מופרדים בתקן, הם מהווים חלק בלתי נפרד מאותו מחזור, שבו תהליך הבדיקה מסייע בזיהוי פערים ויישום שינויים לפי הצורך.

5. האתגרים והטעויות הנפוצות

ארגונים רבים מוצאים את עצמם בבעיות במהלך ביקורת ההסמכה שלהם. הם מצליחים ליישם את הדרישות הראשוניות אך נכשלים בבדיקת העמידה הנדרשת. טעויות נפוצות כוללות:

• חוסר תיעוד - רבים אינם מתעדים את בדיקות העמידה שלהם, דבר שמוביל לקשיים בביקורת.
• חוסר עדכון - הארגון אינו מקפיד לעדכן את הדרישות באופן שוטף, מה שמוביל לאי-עמידה בדרישות החוק החדשות.
• חוסר תדירות בבדיקות - חלק מהארגונים מגדירים את תדירות הבדיקות כנמוכה מדי, דבר שיכול להוביל להפרות חוק ולפגיעה באמינות הארגון.

6. דרכים לשיפור תהליך העמידה בדרישות בתקן ISO 45001

כדי לייעל את התהליך, יש כמה עקרונות חשובים שניתן ליישם:

• מעקב רגולטורי קבוע - מעקב אחרי השינויים הרגולטוריים יכול לעזור לארגון להישאר תמיד מעודכן.
• תדירות בדיקות קבועה - מומלץ לקבוע תדירות בדיקה שמתאימה לרמת הסיכון ולפעילות הארגון.
• שימוש בכלים לניהול תיעוד - כלים דיגיטליים לניהול תיעוד יכולים לסייע במעקב אחרי דרישות החוקיות.
• הכשרה ותקשורת פנים-ארגונית - עדכון שוטף של הצוות ותקשורת ברורה לגבי דרישות החוק יכולים לסייע בשמירה על עמידה בדרישות.

7. סיכום: החשיבות של מחזור דרישות החוק ובדיקת העמידה בהן

מערכת ניהול הבריאות והבטיחות היא תהליך דינמי ומעגלי שבו זיהוי דרישות, יישומן, ובדיקת העמידה בהן מתרחשים שוב ושוב כדי לשמור על עמידה מתמשכת בדרישות החוק.

תקן ISO 45001, דרך סעיפים 6.1.3 ו-9.1.2, מסייע לארגון לבנות מערכת ניהול חזקה שיכולה לעמוד בדרישות החוק המשתנות, להגן על העובדים, ולהבטיח שביעות רצון גבוהה מהביקורת.